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Montar el presupuesto del departamento de IA para 2027 consiste en convertir una lista de intenciones en cinco partidas defendibles: licencias y consumo, proyectos nuevos, mantenimiento de lo ya desplegado, personas y una reserva. Para una empresa de 50 a 200 empleados que ya tiene algo en producción, la cifra realista está entre 40.000 y 150.000 € anuales, y el reparto que mejor aguanta el año es aproximadamente 25% licencias, 35% proyectos, 15% mantenimiento, 15% personas y 10% de reserva.

El error más caro no es equivocarse en el total: es presupuestar solo la construcción. Casi todas las empresas que llegan a octubre con la partida en blanco acaban pidiendo un número para "proyectos de IA" y descubren en marzo que el consumo de APIs, las licencias por usuario y el mantenimiento de lo que montaron el año pasado ya se han comido la mitad. Esta guía recorre las cinco partidas, quién firma cada una, cómo se reparte entre capex y opex y qué ayudas y deducciones conviene tener en la mano antes de cerrar el número.

¿Cuánto debería pesar la IA en el presupuesto de 2027?

Depende de la madurez, pero el contexto ayuda a calibrar: Gartner elevó en 2026 su previsión de gasto mundial en TI por encima de los 6,3 billones de dólares, con un crecimiento de dos dígitos impulsado por la IA, y anticipa que en 2027 las inversiones vinculadas a IA rondarán cerca de la mitad de los presupuestos corporativos de TI (previsiones publicadas y consultadas en 2026). Tres de cada cuatro directivos declaraban en 2026 que subirían su inversión en herramientas de IA.

Esos titulares valen para el comité, no para tu hoja de cálculo. Traducidos a una empresa mediana española, los tres escenarios que usamos son estos:

Situación	Presupuesto anual orientativo	Objetivo del año
Primer año, sin nada en producción	15.000-40.000 €	Un caso de uso acotado y una línea base medida
Segundo año, con 2-4 procesos automatizados	40.000-90.000 €	Ampliar a departamentos vecinos y consolidar mantenimiento
Empresa con operación ya apoyada en agentes	90.000-200.000 €	Plataforma común, gobierno del dato y capacidad interna

Si vienes de cero, no partas de un porcentaje del presupuesto de TI: parte del coste de los procesos que quieres atacar. El cálculo inverso —cuánto te cuesta hoy hacerlo a mano— es mucho más defendible en un comité que cualquier benchmark sectorial, y lo desarrollamos en nuestra guía de presupuesto de automatización para pymes.

¿Cuáles son las cinco partidas y qué va en cada una?

Cinco partidas, porque cada una tiene un comportamiento distinto a lo largo del año: dos son recurrentes y previsibles, una es discrecional, una crece sola y la última existe para que las otras cuatro no se rompan.

1. Licencias y consumo (≈25%). Asistentes de propósito general por usuario, suscripciones de herramientas y consumo de APIs de modelos. Los asistentes empresariales por usuario se mueven en el entorno de 20-30 € por usuario y mes según fabricante y compromiso (precios de lista consultados en agosto de 2026); el consumo de API es variable y hay que estimarlo por caso de uso, no por empresa.
2. Proyectos nuevos (≈35%). Construcción de agentes e integraciones. Un agente a medida para pyme entra en la horquilla de 15.000-40.000 € según alcance; un chatbot básico, en 1.500-3.000 €. Es la partida discrecional: se recorta primero y se justifica caso a caso.
3. Mantenimiento y evolución (≈15%). Entre el 10% y el 20% anual de lo construido, para cambios de API de los sistemas conectados, actualizaciones de modelo, ajustes de comportamiento y correcciones. Crece sola cada año que despliegas algo nuevo, y es la partida que más gente olvida.
4. Personas (≈15%). Formación del equipo, tiempo dedicado del dueño interno del sistema y, en empresas más grandes, la parte de una contratación específica. Sin un responsable interno con horas asignadas, el resto del presupuesto se degrada.
5. Reserva (≈10%). No es colchón contable: es la partida que te permite aprovechar una oportunidad a mitad de año o absorber una subida de precios de un proveedor sin abrir el presupuesto.

Sobre un presupuesto de 60.000 € para una empresa de 80 personas, eso son 15.000 € de licencias, 21.000 € de proyectos, 9.000 € de mantenimiento, 9.000 € de personas y 6.000 € de reserva. Con esos números en la mano, la conversación con dirección deja de ser sobre IA y pasa a ser sobre gestión, que es donde se aprueban las cosas.

¿Qué es capex y qué es opex en una partida de IA?

La regla práctica: lo que construyes y queda como activo tiende a capex; lo que consumes mes a mes es opex. La construcción de un agente a medida, las integraciones y los desarrollos internos suelen activarse; las licencias por usuario, el consumo de tokens, el hosting y el mantenimiento son gasto corriente.

Esta distinción no es un detalle contable menor, porque cambia quién aprueba qué y con qué velocidad. En muchas empresas el opex por debajo de cierto umbral lo aprueba el responsable del área, mientras que cualquier capex pasa por un comité de inversiones con calendario propio. Saberlo antes de diseñar el plan del año evita el clásico proyecto aprobado en concepto que se queda parado tres meses esperando el trámite.

Un aviso de realidad: la activación contable de desarrollos con IA tiene matices —vida útil, obsolescencia rápida de modelos, gasto mixto entre construcción y consumo— y quien decide es tu asesoría fiscal, no el proveedor tecnológico. Lo que sí puedes hacer es entregarles el desglose por partidas ya separado en construcción, consumo y mantenimiento; con eso, el criterio se fija en una reunión en lugar de en tres.

¿Qué ayudas y deducciones conviene incluir en el cálculo?

En España hay dos vías que cambian el número neto de forma sensible y conviene tenerlas verificadas antes de cerrar el presupuesto. Los datos siguientes son a agosto de 2026 y las convocatorias cambian: confirma bases y plazos vigentes antes de contar con ellos.

• Deducciones fiscales del artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. La innovación tecnológica tiene una deducción general del 12% y la I+D del 25%, con un porcentaje incrementado del 42% aplicable al exceso sobre la media de los dos ejercicios anteriores. Son compatibles con subvenciones, con las reglas de acumulación que aplique cada caso.
• Kit Digital. El programa sigue vigente en 2026 y su catálogo incorporó una categoría específica de inteligencia artificial en abril de 2026, con bono de hasta 6.000 € dentro de un esquema general que alcanza los 12.000 € según segmento. Está dirigido a pymes y autónomos con domicilio fiscal en España y al corriente de obligaciones tributarias.
• Programas complementarios. En 2026 apareció además un esquema tipo ticket de innovación orientado a proyectos de IA y automatización con importes de hasta unos 7.000 € por empresa. Su encaje con el Kit Digital depende de las bases de cada convocatoria.

El criterio que damos siempre: presupuesta el bruto y trata la ayuda como un ingreso probable, nunca como una rebaja del coste. Un plan que solo sale si llega la subvención es un plan que no sale. El detalle de qué cubre cada línea lo repasamos en Kit Digital y ayudas a la IA en 2026.

¿Quién firma la partida de IA?

Idealmente, tres firmas distintas para tres cosas distintas, y ese reparto explica por qué tantos presupuestos de IA se atascan. Cuando una sola persona firma todo, o se aprueba sin criterio técnico o se bloquea sin criterio de negocio.

• Dirección financiera firma el total, el reparto capex/opex y el calendario de desembolso.
• El responsable de sistemas o de tecnología firma la parte de plataforma: licencias, seguridad, integraciones y compatibilidad con lo que ya existe.
• El dueño del proceso —operaciones, finanzas, RRHH, atención al cliente— firma cada proyecto concreto y se compromete con la métrica que debe mejorar. Sin este tercer nombre, el proyecto no tiene a quién rendir cuentas.

En empresas de más de 100 personas, este triángulo suele formalizarse en un comité de IA que se reúne mensualmente y decide altas y bajas de la cartera. En empresas más pequeñas basta con que las tres funciones estén representadas en la misma reunión de presupuesto. Lo que no funciona es que la IA sea "cosa de sistemas": ahí es donde nacen las herramientas que nadie usa. La lógica de reparto entre personas, licencias y equipos la desarrollamos en cómo deben invertir las empresas en IA.

Los cinco errores que revientan un presupuesto de IA

1. No presupuestar el mantenimiento. Es el error número uno. Todo lo que se despliega genera un coste recurrente del 10-20% anual; con tres proyectos acumulados, esa línea ya no cabe en una reserva.
2. Estimar el consumo de API por empresa y no por caso de uso. El consumo depende del volumen de cada proceso; un mismo agente puede costar 30 € o 900 € al mes según cuántas veces se ejecute.
3. Contar el ahorro antes de tenerlo. El ahorro se reconoce cuando aparece en una vacante que no se cubre o en capacidad de crecer sin contratar, no el día que se firma el proyecto.
4. Presupuestar herramientas en lugar de procesos. Una lista de licencias no es un plan; el plan es qué proceso mejora, cuánto y para cuándo.
5. Dejar la formación fuera. Sin horas de formación y sin un dueño interno, las licencias se pagan y no se usan, que es la forma más silenciosa de tirar el presupuesto.

Sobre el tercer punto conviene ser especialmente honesto en el comité: el retorno llega, pero llega con retraso respecto al gasto, y presentarlo de otra forma te deja vendido en la revisión de mitad de año. El cálculo de la parte recurrente está en el coste de mantenimiento de los agentes de IA, y si lo que necesitas es entender qué te va a facturar un proveedor externo, lo desglosamos en qué incluye un presupuesto de consultoría de IA.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta crear un "departamento de IA" como tal?

En la mayoría de pymes, no: hace falta una partida presupuestaria, un dueño con horas asignadas y un comité que decida. Crear un departamento antes de tener una cartera de proyectos que lo justifique suele producir una estructura que se dedica a explorar en lugar de a entregar. El departamento llega después, cuando el volumen lo pide.

¿Cómo estimo el consumo de APIs si nunca he pagado uno?

Con una prueba acotada: montas el caso de uso, lo ejecutas dos semanas con volumen real y multiplicas. Cualquier estimación previa a esa medición es adivinación, y los rangos entre proveedores y modelos son demasiado amplios para presupuestar a ciegas. Por eso el primer proyecto del año conviene que sea pequeño: además de entregar valor, calibra tu presupuesto.

¿Qué hago si mi presupuesto se aprueba a la baja?

Recorta proyectos, nunca mantenimiento ni formación. Un proyecto menos significa una mejora que no llega; un mantenimiento recortado significa que lo que ya funciona empieza a fallar, y eso destruye la confianza interna que necesitas para el año siguiente. El orden de recorte correcto es: reserva, proyectos nuevos, licencias infrautilizadas y, solo en último lugar, todo lo demás.

¿Conviene presupuestar por año o por trimestre?

El total, anual; la asignación, trimestral. La tecnología se mueve lo bastante rápido como para que comprometer los 12 meses en octubre sea una mala idea, y lo bastante despacio como para que no puedas trabajar sin una cifra de referencia. Nosotros revisamos la cartera cada trimestre y movemos dinero entre partidas sin tocar el total.

¿Cómo defiendo la partida si el año pasado no hubo resultados claros?

Con línea base y métricas de proceso, no con anécdotas. Si el año pasado no se midió, ese es el primer entregable del nuevo presupuesto: definir dos o tres métricas por proceso y establecer el punto de partida. Un presupuesto que empieza reconociendo que hay que medir mejor tiene mucha más credibilidad que otro que promete un ROI del 300%.