¿Qué pasos seguir para conectar una solución de IA con los programas que ya usa tu empresa?
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Diez pasos para conectar una solución de IA con los programas que ya usa tu empresa: inventario de datos, vía de conexión por programa, credenciales mínimas, reglas de lectura, escritura y aprobación, piloto con línea base y mantenimiento.
Para conectar una solución de IA con los programas que ya usa una empresa hay que seguir un orden: inventariar programas y datos, elegir un proceso y los datos exactos que necesita, comprobar la vía de conexión de cada programa (API, conector, exportaciones o pantalla), crear credenciales mínimas, fijar qué puede leer, escribir y qué necesita aprobación, probar con datos acotados, trazar cada acción y medir contra una línea base.
Los diez pasos para conectar la IA con tus programas
Los cuatro primeros no tocan ninguna IA y deciden si el proyecto dura semanas o meses; los seis siguientes son construcción, prueba y operación.
- Inventario de programas y de dónde viven los datos. Lista cada programa (ERP, CRM, correo, contabilidad, hojas de cálculo, programas del sector) y, para cada uno, qué datos tiene, quién lo administra y si está en la nube o en un servidor propio.
- Elegir el proceso y los datos exactos que necesita la IA. Un proceso, no un departamento. Escribe qué datos tiene que leer el agente (tarifas, fichas de cliente, correos) y qué tiene que escribir (un presupuesto en el CRM, un estado en un ticket).
- Comprobar la vía de conexión de cada programa. Por orden de preferencia: API oficial; conector de una plataforma de integración (n8n, Make, Zapier, Power Automate); exportaciones programadas; y, como último recurso, automatización de pantalla (RPA). Cuanto más abajo, más frágil.
- Crear credenciales con permisos mínimos y un usuario propio para el agente. El agente nunca usa la cuenta de una persona: tiene su propio usuario en cada sistema, con el alcance mínimo para el proceso, y las claves en un gestor de secretos, no en el código ni en un correo.
- Definir qué puede leer, qué puede escribir y qué necesita aprobación. Por acción, no por agente: leer facturas, libre; actualizar un campo reversible, ejecutar y registrar; enviar un correo a un cliente o crear un pago, aprobación previa. Se escribe antes de programar nada.
- Entorno de pruebas con datos reales anonimizados o un subconjunto. Los datos inventados no enseñan los casos raros. Se usa una copia anonimizada o un subconjunto real acotado (un cliente, un mes), donde escribir no afecte a producción.
- Cola de revisión y trazabilidad de cada acción. Antes del piloto: una bandeja donde las personas aprueben, corrijan o rechacen, y un registro por acción con fecha, datos usados, resultado y aprobador.
- Piloto acotado con línea base. Se mide el proceso antes (horas, casos al mes, tiempo por caso, errores) y se lanza el agente sobre una parte, con aprobación previa en todo.
- Medición. Las mismas cifras de la línea base, semana a semana, más la tasa de corrección por tipo de caso. Con ellas se decide qué puerta se relaja y si se amplía.
- Mantenimiento. Los programas cambian de versión y de API y caducan credenciales. Alguien vigila los errores, actualiza los conectores y vuelve a probar tras cada cambio. Se presupuesta desde el primer día.
¿Cómo se conecta cada tipo de programa?
La vía depende del tipo de programa, y el riesgo, sobre todo de si el agente escribe y qué escribe.
| Tipo de programa | Vía de conexión habitual | Riesgo principal |
|---|---|---|
| ERP (SAP, Dynamics Business Central, Odoo, Sage) | API oficial o conector; en versiones antiguas, exportaciones o lectura directa de la base de datos | Medio-alto al escribir en maestros, pedidos y facturas; empezar en solo lectura |
| CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho) | API oficial con alcances por tipo de dato | Bajo-medio en lectura; alto si envía comunicaciones a clientes |
| Correo (Gmail, Outlook) | API de Google Workspace o Microsoft 365, con buzón propio para el agente y alcances separados para leer y enviar | Alto si envía solo: un correo equivocado no se deshace; leer y clasificar es bajo |
| Contabilidad (a3, Holded, Sage) | API cuando existe; si no, exportaciones e importaciones de ficheros con validación previa | Alto: asientos y facturas emitidas tienen efecto fiscal; aprobación previa siempre |
| Hojas de cálculo (Sheets, Excel) | API de Sheets o lectura de ficheros en Drive, OneDrive o SharePoint | Medio: una celda mal escrita se propaga a todo lo que la usa |
| Programas sin API (a medida antiguos, de escritorio, del sector) | Exportaciones programadas; lectura directa de la base de datos; automatización de pantalla como último recurso | Alto por fragilidad: se rompe con cada cambio de versión |
Los pasos técnicos están en cómo conectar un agente de IA a tu ERP o CRM.
Errores comunes al integrar IA con los sistemas de la empresa
Casi todos los problemas de integración se repiten de una empresa a otra.
- Usar la cuenta de una persona para el agente. Cuando esa persona cambia la contraseña o deja la empresa, el agente se cae, y en el registro no se distingue lo que hizo ella de lo que hizo el agente.
- Dar permisos de administrador «para no tener problemas». Un agente con acceso a todo puede escribir donde no debe por un error de instrucción.
- Empezar por la automatización de pantalla. Es la vía más rápida de montar y la primera que se rompe; solo cuando no hay API, conector ni exportación.
- Probar con datos inventados. Los casos que fallan en producción son los raros: el cliente con dos direcciones, la factura con abono. Solo aparecen con datos reales.
- Conectar antes de ordenar los datos. Si el mismo cliente está en el CRM con tres nombres, el agente tendrá tres clientes. Lo cubre el gobierno del dato para agentes.
¿Qué exige el RGPD al conectar la IA con tus datos?
Dos cosas antes de conectar nada: saber qué datos personales va a leer el agente y con qué base legal, y tener firmado el contrato de encargado de tratamiento con cada proveedor que los procese, incluidos los de modelos de IA: si el agente envía correos de clientes a una API externa para resumirlos, ese proveedor trata datos personales por cuenta de tu empresa.
A partir de ahí, decisiones de diseño: dónde se procesan los datos (dentro de la UE, o en local cuando el tipo de dato o el cliente lo exige), que el proveedor no use tus datos para entrenar sus modelos, minimizar lo que se envía y que los registros permitan atender un derecho de acceso o de supresión. Cuándo compensa procesar en local y cuándo basta una nube europea lo tratamos en IA en local o en la nube: privacidad en la empresa.
Cómo integra Companies Automation agentes con ERP, CRM y correo
Companies Automation integra agentes de IA con el ERP, el CRM y el correo de sus clientes siguiendo estos pasos: usuario propio por agente, permisos mínimos, cada acción trazada y aprobación humana donde hay dinero, contratos o datos sensibles. El conocimiento del cliente no se usa para entrenar modelos de terceros, el RGPD y el AI Act entran en el diseño desde el primer paso, y no es partner exclusivo de ningún proveedor. Los plazos publicados son un primer agente operando en 4-8 semanas y medición contra la línea base desde el primer mes. Hay guías específicas por programa: conectar un agente de IA a SAP, conectar un agente de IA a Sage y conectar un agente de IA a HubSpot, entre otras.
Preguntas frecuentes
¿Y si mi programa principal no tiene API?
Se busca la siguiente vía de la lista: exportaciones programadas (muchos programas de escritorio exportan ficheros aunque no tengan API), acceso de solo lectura a su base de datos o un conector de terceros. La automatización de pantalla queda para el final, con vigilancia y un plan para sustituirla. A veces lo correcto es empezar por otro proceso.
¿Hay que cambiar de ERP o de CRM para usar IA?
No. La integración se hace sobre los programas que ya tiene la empresa; cambiar de ERP para conectar un agente es un proyecto mucho mayor y con más riesgo que el agente. Si el inventario destapa un programa sin soporte o sin API, la decisión de actualizarlo se toma con ese dato delante.
¿Cuánto se tarda en conectar el primer agente?
Companies Automation publica un plazo de 4-8 semanas hasta el primer agente operando, con medición contra la línea base desde el primer mes. Lo que más mueve ese plazo es el paso tres: con API en todos los programas va por el extremo corto; con exportaciones o pantalla, por el largo.
¿Puedo conectar primero solo en lectura y escribir más adelante?
Es lo recomendable. Un agente que solo lee y prepara (borradores, resúmenes, clasificaciones) ya ahorra tiempo y no puede romper nada; cuando la tasa de corrección demuestra que acierta, se le dan permisos de escritura acción por acción, empezando por las reversibles. Así se gana la confianza del equipo sin exponer producción.
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